Mahnungen gehören zum unternehmerischen Alltag wie die Buchhaltung. Nach einem erfolgreichen Abschluss – Verkauf folgt je nach Vereinbarung die Zahlung durch den Kunden für die erbrachte Leistung. Leider kommt es schon einmal vor, dass ein Kunde nicht Zahlungswillig oder Zahlungsfähig ist. Um dennoch an das Geld zu kommen gibt es mehrere Möglichkeiten. Ein wichtiges Instrument dabei ist die Mahnung.
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Schicken Sie dem Kunden eine Mahnung und vermerken die Mahnung in der Buchhaltung mit einem Stempel bzw. Vermerk „GEMAHNT“ oder „MAHNUNG“.
Mahnung an den Kunden
Hält der Kunde sich nicht an der vereinbarten Zahlungsbedingungen so kann man diesen nach einer kleinen Wartefrist mahnen bzw. ihn freundlich daran erinnern, dass er noch etwas zu bezahlen hat. Es muss nicht immer die Zahlungsfähigkeit an der Nichtzahlung schuld sein.
Es kann schon einmal vorkommen, dass die Rechnung in der Post nie ankam oder einfach übersehen wurde. Hierbei würde sich ein kleiner Anruf oder eine Zahlungserinnerung anbieten.
Die Zahlungserinnerung
In der Zahlungserinnerung (1 Mahnung) werden alle wichtigen Daten der Rechnung noch einmal zusammengefasst und an den Kunden gesendet. Eventuell kann auch ein zusätzlicher Vermerkt mit „erfolgt die Zahlung nicht innerhalb der nächsten 5 Werktage fallen Mahnspesen an“.
Die Mahnung und der weitere Mahnverlauf:
- So sollte ein Mahnverlauf aussehen bei Nichtzahlung…
- Z.B. die Rechnung hat das Zahlungsziel von 30 Tagen
- 33 Tag: freundliche Zahlungserinnerung (1 Mahnung)mit Setzung einer Nachfrist von 5 Werktagen.
- 41 Tag: erneute Zahlungserinnerung mit Mahngebühren (Aufwandsentschädigung für Sie, durch die Nichtzahlung) und Androhung eines Inkassobüros.
- 50 Tag: Der Zahlungsunwillige Kunde wird an ein Inkassobüro übergeben.
Wenn Sie gerne regelmäßigere Mahnungsmaßnahmen einleiten möchten, ist dies auch möglich.