Zur Bearbeitung von Rechnungen, zur Vorbereitung der Zahlung und zur späteren Verbuchung ist es erforderlich Rechnungen mit einem Buchungsstempel zu versehen. Der Stempel bietet Platz um die erforderlichen Angaben einzutragen.
>> Individuelle Stempel >> Ziffernstempel
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Buchungen – Kontierung
Rechnung
Kostenstelle
Colop Mini-Dater S 160/L |  | Bestellen |
Colop Mini-Dater S 120/P 25x10 mm |  | Bestellen |
Colop Mini-Dater S 120/WD | Datumsabdruck im Format Tag/Monat/Jahr + Fertigtexte:EINGANG ERLEDIGT BESTELLT AUSGELIEFERT e-Mailed ÜBERWIESEN BEZAHLT GEMAHNT BETRAG ERH. GEFAXT GEBUCHT TERMIN | Bestellen |
Colop Classic Line 2160 Dater 41x24 mm |  | Bestellen |
Colop Office Line S 360 45x30 mm |  | Bestellen |
| Individuellen Buchungsstempel mit z.B. Raster erstellen |     | Bestellen |
Beispiel für Gebucht vermerk mit Datum auf der Rechnung
So sind dies einmal die sachliche Richtigkeit, die rechnerische Richtigkeit und die Anordnung zur Zahlung, die durch eine Unterschrift des verantwortlichen Mitarbeiters in der entsprechenden Stempelzeile erfolgt. Desweiteren kann bei der Verbuchung der Rechnung im Buchungsstempel die Kostenstelle und Kostenart sowie das Buchungskonto und die laufende Buchungsnummer (HÜL-Nummer) vermerkt werden.
Im Buchungsstempel ist auch ein Feld für die Eintragung von Inventarnummer vorteilhaft. Dies geschieht wenn Ausrüstungsgegenstände angeschafft werden, die als Bestand zu aktivieren sind. Fazit ist, dass so ein Buchungsstempel alle wichtigen Informationen zur Rechnung enthält. Wie der Stempel im Detail aussehen soll bzw. welche Zusatzzeilen er enthalten muss, sollte in der Buchhaltung festgelegt werden. Dort sollte auch der Stempel an zentraler Stelle platziert sein und ist sofort nach Rechnungseingang und registrieren der Rechnung aufzubringen. Somit ist ein leichteres und sauberes Arbeiten möglich.
Stempel und Unterschrift auf der Rechnung
Als Unternehmer stellt man mitunter täglich Rechnungen an seine Kunden aus. Dabei sind verschiedene Dinge zu beachten, die die Form der Rechnung, die erstellt werden soll, betreffen. Denn es gibt verschiedene, unternehmerische Usancen, die hier zur Anwendung kommen. Beispielsweise sollten nie Stempel und Unterschrift auf der Rechnung zu sehen sein, bevor diese nicht auch schon vollständig bezahlt wurde.
Mehr über Stempel mit Unterschrift
Beispiel: Bezahlt Stempel mit Datum, Kassa, Bank, Scheck
Bestätigung der Zahlung durch einen Stempel
Denn, wenn dies der Fall ist, bedeutet dies rechtlich gesehen, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde und der Unternehmer, der die Rechnung diese Rechnung ausgestellt hat, dies durch Stempel und Unterschrift auf der Rechnung auch bestätigt hat.
Wenn man dies aus Versehen tut, kann es natürlich durchaus sein, dass der Kunde diese Möglichkeit tatsächlich wahrnimmt und die Rechnung nicht mehr begleicht. Hier kann der Unternehmer dann nur auf den Goodwill des Kunden hoffen oder aber einen Prozess anstrengen, der jedoch nur geringe Erfolgschancen aufweist.
Fälschungssichere Rechnungen dank Stempel
Wenn die Bezahlung der Rechnung jedoch bereits erfolgt ist, kann man als Unternehmer selbstverständlich Stempel und Unterschrift unter die Rechnung setzen.
Durch die Angabe von Stempel und Unterschrift auf der Rechnung wird diese Vorgangsweise auch zur Usance des Unternehmers und somit natürlich auch fälschungssicherer. Denn, wenngleich ein Stempel oder eine Unterschrift natürlich auch nachgemacht werden können, ist es für einen Fälscher durchaus schon komplizierter, beides in realitätsnaher Form zu fälschen.