Posteingangsstempel

Ein Posteingangsstempel ist das perfekte Werkzeug, mit welchem eine Firma oder ein Unternehmen den Posteingang (Schriftstücke wie Dokumente, Rechnungen, Urkunden etc.) kennzeichnet, der bei dieser eingegangen ist. Dabei ist der Stempel so aufgemacht, dass ersichtlich ist, wann der Brief, der eingegangen ist, bearbeitet wurde und auch von welchem Sachbearbeiter dieser bearbeitet wurde.

Holzstempel
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Wordbandstempel mit Fertigtext
	Trodat Classic 1117 Wortbanddrehstempel mit Datum. Fertigtexte: EINGEGANGEN, BEANTWORTET, ERLEDIGT, BESTELLT, GEMAHNT, BEZAHLT, ÜBERWIESEN, BETRAG erh., FAKTURIERT, KONTROLLIERT, GEBUCHT, TERMIN	Bestellen
Trodat Professional Stempel mit Datum
	Trodat Professional 5430/L Dater 39x23 mm Datumstempel mit "Eingegangen", "Gebucht", "Bezahlt" Text	Bestellen
Firmenlogo und Datum (in Farbe)
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Mehrfarbiger Stempel mit Logo
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individueller Posteingangsstempel
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Datum(inkl Uhrzeit)
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Elektronischer Stempel
	Der Elektrostempel von Reiner: Kennzeichnung mit Tag und Uhrzeit.	Bestellen

Mindestanforderungen (Empfehlungen)
Damit das jeweilige Schriftstück aussagekräftig gekennzeichnet ist (um auch später wichtige Informationen nachvollziehen zu können, sollten folgende Bestandteile auf jedem Eingangsstempel für die Post enthalten sein:

• Kennzeichnung „EINGEGANGEN“ oder „POSTEINGANG“
• Zeitpunkt (an welchem Tag das Dokument bei der Poststelle eingegangen ist)
• Uhrzeit (wenn erforderlich)
• Bearbeiter (welche Abteilung oder welche Person hat den Posteingang bearbeitet bzw. entgegengenommen)
• Weitergeleitet (an welche Abteilung soll die Sendung weitergeleitet werden)
• Empfängername (Name der Firma mit Logo)
• Barcode mit individuellem Code (das Dokument schnell und einfach gescannt bzw. gefunden werden)

Mit diesen Informationen ist jedes Schriftstück, schnell, vollständig und nachvollziehbar für den nächsten Bearbeitungsschritt vorbereitet.

Richtige Platzierung des Stempels

Die eingehende Post muss sofort entsprechend gekennzeichnet werden, sodass im Idealfall auch sofort (ohne lange suchen zu müssen) alle wichtigen Informationen ersichtlich sind. Damit ist der ideale Platz rechts oder links oben.

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Vorteile Posteingangsstempel

Mit diesem Hilfsmittel ist ganz klar definiert, wann ein Vertrag oder anderes Dokument von der Post bzw. der Poststelle bearbeitet wurde und von wem, so dass es ausgeschlossen werden kann, dass bestimmte Dokumente nicht bearbeitetet wurden oder es zu Missverständnissen kommen kann. Der größte Vorteil einer richtigen Kennzeichnung ist neben der raschen Antwort auf eine Frage, dass es zu einer schnelleren Bearbeitung und damit verbundenen Kostensenkung (Verzugszinsen, Mahngebühren, Beschwerden) kommt.

Individuelle Gestaltung  für spezielle Anforderungen

Die jeweiligen Hersteller bieten Ihnen neben einem qualitativ hochwertigen Produkt mit guter Farbaufnahme die Möglichkeit, frei die Beschriftungen des Stempels zu wählen. Je nachdem, was für das Unternehmen wichtig ist, können ein Feld für den Sachbearbeiter, die Uhrzeit, den Tag und auch für den weiteren Vorgang der Bearbeitung hinzugefügt werden. Hier bietet Ihnen der Anbieter viele neue und bisher nicht genutzte Alternativen, ein ganz individuelles Arbeitsmittel zu erschaffen, zugeschneidert auf die Bedürfnisse des Kunden. Jede große Firma benötigt heut zu Tage einen Posteingangsstempel, und auch kleine Unternehmen greifen immer mehr und öfter darauf zurück.

Rechtlich Gültigkeit des Posteingangsstempel

Gerade Berufsgruppen wie Steuerberater oder Rechtsanwälte müssen bestimmte Fristen einhalten damit es zu keinen rechtlichen Konsequenzen kommt wie z.B. dass bestimmte Ansprüche nicht mehr geltend gemacht werden können oder Strafen (für das nicht fristgerechte Einreichen) entstehen.

Wann kann die Frist beginnen:

• Tag des Zuganges (Zustellung)
• X Tage nach dem Zugang
• Zeitpunkt der Hinterlegung (beim Gericht, Postamt…)
• Zeitpunkt der Übergabe an einen Berechtigten

Beim Finanzamt aber auch anderen Behörden ist der Zeitpunkt für die Geltendmachung von Ansprüchen sehr wichtig und sollte daher immer eingehalten werden. In bestimmten Fällen gibt es jedoch die Möglichkeit einen sogenannte “Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand” zu beantragen. Dies kann möglich sein wenn die jeweilige Person zum Zeitpunkt der Zustellung auf Grund eines Urlaubes nicht im Inland war und damit die Sendung nicht entgegen nehmen konnte bzw.  die Frist bereits abgelaufen ist. In solch einem Fall könnte der Fristenlauf wieder neu beginnen. Für weiter Informationen empfiehlt es sich jedenfalls den Steuerberater oder Rechtsanwalt zu kontaktieren!