Bei jedem Kaufvorgang hat der Kunde ein Anrecht auf einen entsprechenden Beleg. Denn dieser ermöglicht ihm im Bedarfsfall, die Ware zurückzubringen bzw. umzutauschen. Dieser Vorgang ist ausschließlich mit einem eindeutigen Dokument möglich (Kassenbon, Quittung, o.ä.) um Betrug und Täuschung vorzubeugen.
Wurden früher die Kassenbelege per Hand ausgefüllt, so übernimmt dies heutzutage oftmals die digitale Kassierkasse – zusätzlich können aber noch entsprechende Quittungen ausgestellt werden, die mit dem Abdruck eines Rechnungsstempels versehen werden können. Erst dieser Stempel (in Kombination mit einer gültigen Unterschrift) lässt das entsprechende Dokument erst wirksam werden.
Rechnungsstempel können in ganz unterschiedlichen Ausführungen erworben werden. So gibt es die ganz klassische Variante, bei der hauptsächlich das Datum abgebildet wird – je nach Art des Stempels enthält er eine Überschrift wie zum Beispiel “Rechnung” oder “Bezahlt”. Andere Rechnungsstempel hingegen haben eine ausführliche Auflistung und sind demnach auch größer. Hier können Angaben über die einzelne Produktnummer, die Anzahl der Produkte o.ä. gemacht werden. Bei allen Rechnungsstempeln ist aber eines immer gleich: Das Dokument ist erst dann gültig, wenn der Stempelabdruck mit einer entsprechenden Unterschrift versehen ist. So will man Betrug verhindern und auch die Verkäufer absichern.
Neben den klassischen Kassenbons werden Quittungen mit Rechnungsstempeln auch heutzutage noch vielerorts ausgestellt. Bei großen Bestellungen – zum Beispiel im Baumarkt oder Onlineshops – kommt ein solcher Rechnungsstempel bei der Produktanlieferung zum Einsatz. Sobald die Ware nach Hause geliefert wurde, erhält der Käufer und auch der Lieferant ein entsprechendes Exemplar, dass mit einem Stempel versehen ist. So sind beide Seiten auf der sicheren Seite und können nachweisen, dass sie die Ware abgeliefert bzw. bezahlt haben. Und hier wird der große Vorteil dieser Rechnungsstempel deutlich: Sie sind handlich und klein und bedürfen keinerlei Elektronik. So sind sie überall einsetzbar und können vor allem bei mobilen Verkäufen schnell aber auch verbindlich eingesetzt werden.
Wenn auch Sie einen entsprechenden Rechnungsstempel kaufen möchten, dann sollten Sie sich vorab genau im klaren darüber sein, was der Stempelabdruck aussagen bzw. welche Inhalte er aufweisen soll. Denn jedes Unternehmen sollte über solche Rechnungsstempel verfügen, um im Falle eines Falles (Stromausfall, Defekt der elektrischen Kasse, etc.) auch anderweitige Belege ausstellen zu können.